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作者notebookpage (我找到接班人了)

看板book

標題[心得] 《GOOGLE必修的圖表簡報術》

時間Sun Feb 16 14:38:35 2020

圖文並茂版本：https://notebookpage1005.blogspot.com/2020/02/excelgoogle.html?m=1

資料視覺化已經是現階段資料分析不可或缺的技能，大部分人想到的是目前流行的Tabuleau
、
Power BI，但現實是並非所有地方都有這些軟體，如果僅能用EXCEL，資料視覺化到底能做
到何種程度呢?

最近讀了本關於EXCEL做資料視覺化的好書《Google必修的圖表簡報術》(原文: Storytelli
ng with Data)，重新省思，其實資料視覺化不需要太多複雜的技巧、炫目的圖表，回歸初
衷，我們只是要說一個好故事讓人買單。我認為這本書最值得參考的地方，在於把很多概念
具體化，並附上「修改前」、「修改後」圖表比較，讓讀者可以思考修改的邏輯。以下簡單
整理我在這本書裡面獲益最多的重點。

1. 認清故事重點與聽眾背景
這應該是個簡報技巧中教到爛到不行的廢話，套用到資料視覺化，這也一樣是重要到不能再
重要的重點，原因是資料視覺化的本質其實跟簡報一樣，都是想要說個好故事，既然要說故
事，當然要先認清楚故事主軸。「讀資料」是一件違反大腦的事情，我們將資料轉換成圖表
，就是為了要降低大腦負擔，讓人更好一腳踏進這批資料想要說的故事，所以不論是發想要
用何種形式將資料轉換成圖表，以及如何簡化圖表達到更好的閱讀效果，首先都是必須認清
這個故事的重點。

書中提供了實用的自我檢視清單：
（1）這個故事需要怎樣的背景才能理解？
（2）誰是主要聽眾，他們偏好如何? 可能會有那些偏見影響他們接受我們的論點？
（3）哪些資料可以加強論點？聽眾熟悉這些資料嗎？
（4）如果時間有限，哪些資訊是觀眾必須優先知道的？哪些是必須強調的？
（5）想像一下這場報告成功的結果會是如何？

認清聽眾偏好、釐清故事重點並且精煉故事內容，聽起來或許老生常談，卻是溝通的關鍵，
不論是資料溝通還是簡報溝通，重點是將我們的觀點透過不同方式傳達給聽眾，在人的記憶
有限之下，如何增強資料記憶點達到溝通最好效果，都必須靠精煉內容，直接了當傳達最重
要的資訊。

2.選擇正確的圖表
釐清故事內容之後，必須為想表達的資料選擇正確圖表，然而這麼多圖表，該如何選擇? 每
種圖表有他是適合的應用場景，重要的是清楚自己想運用這批資料說出的故事，然後再做適
合的選擇，以下列出書中提到的一些圖表適用場景。

(1) 呈現有時間變化趨勢：線圖
呈現時間內畫如一年內每個月變化、一個月內每天變化趨勢適合用線圖，線圖須注意X軸的
單位比需一致，例如以月分呈現的話，就必須呈現1月、2月、3月...，若突然變成1月、2月
、5月會增加閱讀難度。若想呈現一段時間的「範圍」，例如某數值在一年內每月的最大最
小值變化，也適合以線圖呈現。

(2) 呈現兩個時間點的變化趨勢: 斜線圖
如果呈現變化趨勢只侷限與兩個特定時間點(如從2015到2016年)，可以使用斜線圖。斜線圖
利用斜率，讓兩個時間點的變化趨勢一眼就讓人看清楚，這適合分類項目稍多的比較，也可
以用顏色的對比將想要強調變化的分類明顯的標示出來。因為斜線圖設計需花費較久時間，
作者有提供斜線圖的EXCEL範本。

(3) 呈現類別比較: 直方圖
直方圖雖然簡單，但因為我們眼睛很容易讀取，所以是非常好用的圖表。作者提到我們使用
直方圖應該避免誤導，直方圖的X軸要從0開始，才不會放大兩種類別的差距。另一個我從沒
注意到的重點是，直方圖的資料標籤要放在直方圖顏色裡面，若放在直方圖顏色外，也會影
響讀者對兩個類別長度的比較判斷。直方圖類別的順序也很重要，因為讀者的眼睛是從左到
右看，所以建議將最重要的類別放在左邊，才能強調重點。

(4) 避免使用圓餅圖
作者的觀點是任何形式(不論3D或非3D)的圓餅圖都應避免，因為人的眼睛無法透過圓餅圖，
一眼看出各類別的差異，到底34%比較大、還是30%比較大? 圓餅設計看不出來，不如用水平
直方圖取代，水平直方圖開始跟結束都有基準點，對於比較大小較容易。

(5) 避免使用雙Y軸共用
有時候我們想在同一張圖表呈現兩組資料，就會使用雙Y軸共用，例如同時呈現營收和利潤
，同時用直方圖和線圖表示並且共用Y軸，但作者指出這會讓我們的讀者花更多時間才能搞
懂雙軸的意義。替代方案是不要顯示Y軸的單位，直接顯示數字; 或者是將兩組資料的Y軸分
開來呈現，讓讀者能更快一目了然。

3.簡化資料大掃除(Decluttering)
減少視覺負擔可以讓聽眾在無意識的情況下更容易深入故事主題，但該如何減少視覺負擔？
作者引用了格式塔(Gestalt Principle of Visual Perception) 原則解釋，根據「相近」
「相似」「封閉」「連續」原則，只要物品是在位置上相近，或是形體/顏色相近，或是在
被圈選在某個區塊內，或感覺有連續趨勢，看的人會自然而然視為同一個群組(group)，白
話來說就是人的眼睛會「腦補」，只要一點點暗示，大腦就會自己把他想成一個群組。

所以我們可以依據此為EXCEL圖做「瘦身」，例如EXCEL圖形外的框線可以去掉，因為封閉原
則會讓我們將右邊的圖視為完整的圖。

我們還可以根據以上原則，思考有哪些「圖表雜質」可以去除? 像是圖表內的橫線、資料
標示點...，如果圖例可以在相對應的線旁，顏色又相同，又可以節省對應的力氣。這些資
料雜質，就像是衣櫃裡不穿的衣服，原本覺得丟棄可惜，但其實不斷佔住看圖者的視覺空間
，如果把他拿掉，就會瞬間感受大掃除後的清爽，而觀看資料圖表者也因為理解容易了，更
願意往後聽這個故事。下圖就是左者把左邊資料雜質大掃除的成果，去除框線、資料標籤、
並調整X&Y軸刻度呈現方式和圖例顏色，圖表更簡單閱讀。

4.幫資料畫重點
說故事的最終目的是希望這個故事的重點深入人心，也就是讓人有「記憶點」，問題是人類
記憶短暫，很多事情稍縱即忘，尤其當資訊過載時更不容易記憶。即使圖表已經經過簡化大
掃除，還是需要一點時間理解重點在哪裡，所以我們需要顯著標示(Preventative Attribut
es)，就是在一片資料海中幫我們的觀眾畫重點！畫重點除了幫助短期記憶以外，更希望能
夠在一目了然之下幫助觀眾可以跟以前的記憶做連結，更甚者進入長期記憶。

如何才是有效率的畫重點方式? 透過使用文字階層，標題與內文大小有區隔就可以做出最簡
單的文字階層，用大小先讓觀眾區別哪些是先看的重點。還可以使用顏色區別，大原則是用
顏色標示出故事的主軸，但必須注意顏色不能太多或太刺眼到無法關注重點，如果需要呈現
的顏色過多，可以考慮用漸層方式展現資料(Excel設定格式化功能/色階); 最後是利用位置
，通常人的視覺瀏覽東西呈現Z字形，先左上再慢慢往右下移動，所以可以依據重要性擺放
資訊，並且適度利用置中功能增加閱讀方便性。

5.總結反思: 想法先行，技巧跟上
回想起這幾年的資料視覺化學習，最大的心得應該是「要能夠快速因應不同需求」，如果站
在聽眾的立場，最直接有效的確實如本書所講─去除資料圖表雜質、越簡單越好，然而由於
需求的不同，有時候不一定能以一招應萬變。本書強調的是簡化圖表，但我認為複雜圖表也
有需要的場景，純粹是看需求。

即使如此，這本書仍是一次收穫良多的閱讀，資料視覺化的方法甚多，但重點是要「視覺化
什麼」? 唯有先釐清自己的故事重點，才有辦法簡化資料、為聽眾畫重點。書中的簡化技
巧提供我們在做視覺化實用工具庫，不論是簡單或複雜圖表，只要多下些心思思考呈現方式
，不一定要複雜的視覺化工具軟體，都可以說一個好故事。

我也非常喜歡本書圖表的呈現方式，正如作者自己所言: 「簡潔有力」，重點明確又賞心悅
目的圖表，讓人忍不住想讀下去，如果有興趣看這本書人我推薦英文版本，圖表跟說明都更
原汁原味，在欣賞作者圖表的同時，也可以跟著作者思路，想想看如何對自己的資料圖表做
「大掃除」。

5.延伸閱讀書單
這本書同時也提供許多延伸閱讀學習書單，以下列出原文與中譯版本供參考，也希望之後可
以拜讀這些大作，並且再寫心得囉!

(1) The Visual Display of Quantitative Information (by Edward Tufte)
耶魯大學統計學家經典著作，提供大量圖表，該書提到必須要簡化一切非資料相關的篇幅
。

(2) Show Me the Numbers(by Stephen Few)
除了圖表視覺化外，本書有特別推薦該書是有關「表格」視覺化建議實用。

(3) Resonate(by Nancy Duarte)
中文版本: 視覺溝通法則:科技、趨勢與藝術大師的簡報創意學
作者多次提到Resonate用說故事方式強化聽眾記憶，字裡行間非常多概念引自此書，值得一
讀。

(4)The Visual Misscellaneum: A colorful guide to the world's most Consequential
Trivia (by McCandless David)
這本書展示了顏色在不同文化也有不同含意，運用顏色也要注意文化意義。

(5) Beyond Bullet Points (by Cliff Atkinson)
中文版本: 跳脫框架，用視覺說故事，以小搏大的逆轉簡報術
以「說故事」方式要如何做簡報? 書中提供簡單的故事框架。

書寫觀點：https://notebookpage1005.blogspot.com/?m=1

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