小公司的資源有限,處處捉襟見肘,往往一個人要當多個人使用。組織上也比較簡單,基本上就是一個老闆帶領全公司,每個人都直接報告給老闆。
大企業或是跨國企業,就相對的複雜多了。多種產品線,多個支援功能部門,多個地區或國家總部,二維的矩陣管理還不足以來說清楚複雜的組織,經常需要三維或四維的組織架構,才能夠覆蓋所有的層面。
就以負責銷售的組織做例子,除了負責扛業績的業務部門以外,還需要有硬件維修、軟件支持、產品應用、系統集成,等等的支援功能部門。
然後依照地區來分,就有歐洲、美洲、澳洲和亞洲總部。各大洲之下又分成各個國家和地區的銷售總部。
每個地區總部都會有中央單位,例如人事、財務、法務、行政、政府關係、公關等等的功能型組織來協助公司運作和產品推廣。
再加上多條產品線的銷售組織複製,就形成一個非常龐大的組織架構,就管理上來講,分工合作、協同運作,非常的複雜。
套句中國大陸的常用語,這種矩陣式的組織就叫做「條條塊塊」。政府和跨國大企業一樣,組織都是由條條和塊塊交織而成。中央部委的管轄範圍遍及全國叫做「條條」,而各省市鄉鎮的地方政府就是「塊塊」。
對於大企業來講,各「產品線」的產品行銷遍及全球各地區,這就是「條條」。各大洲、各國、各地區,負責執行銷售,達成業績目標的「地區組織」,就叫做「塊塊」。產品線通常都是「利潤中心」,而銷售組織通常都是「費用中心」。
任何組織,包含政府和企業,資源都是有限的。如何利用有限的資源達到最大的回報?這就是經營團隊最大的挑戰。這就要說到企業經營管理所要學習的第一門課:「市場區隔」(Market Segmentation)。
從銷售業務的角度來看,市場區隔的目的,就是把廣大的潛在市場依照各種不同的變數,來切割劃分,一直到,找到一小塊「勝算最大、勝率最高」的市場區隔。以最小的資源投入,能夠因為最高的勝率而得到最大的回報。
我的臉書朋友當中有許多專家學者,也有許多唸過商學院的,一定學過「市場區隔」,沒有上過課的朋友,也可以去網上搜尋一下。但是課堂上學的和網路上看到的,都太理論導向,在現實工作環境中很難運用。
80年代中期,我在惠普台灣分公司,負責電子測試儀器和電腦系統(產品線/條條)的銷售部門,我的主要市場就是台灣的電子產業(區域/塊塊)。
我這個部門只有三個銷售工程師,而根據「台灣區電工器材工業同業公會」(1994年10月24日更名為「台灣區電機電子工業同業公會,簡稱電電公會或TEEMA」)的會員名錄,遍佈全台灣的電子公司大大小小有四千多家公司。我如何利用有限的三個業務工程師,來覆蓋全台灣的四千家電子業客戶呢?
我首先想到的,就是在惠普培訓當中提到的「市場區隔理論」。因此我翻閱了很多市場行銷管理書籍,談到市場區隔的大都是消費產品,而用來分割市場的變數都是和人口統計資料(Demographics)使用的一樣,不外乎:年齡、性別、收入、工作、地區、教育程度等,對我所負責的產品線和產業,幫助不大。
於是,我就從現有的客戶數據裡面去分析,找出共同點來,做為我切割市場的變數。我發現過去採購過惠普測試儀器和電腦的電子業客戶, 都有以下的共同點:資本額在百萬以上,員工人數在百人以上,營業額在千萬以上,外銷占營收70%以上。
依照這些變數來篩選,仍然有兩千多家公司。我需要更有創意的方法將這2000多家公司縮小到一百家左右,而在這一百家目標客戶𥚃,我的勝算至少要有50%以上,才能夠達到公司所給我的年度營業目標。
幸好,台灣的電子業大部分都是做產品組裝,因此所用的設備都大同小異。工廠裡使用的設備雖然依產品不同而有小變化,基本上都需要幾條PCB裝配線,和最終產品的組裝線。
我和部門同事一起列出了一個資產設備清單,九成以上是從事電子業工廠都必須要採購的。由於這些電子公司大大小小都有,資金有限,許多設備未必能夠一次採購到位,所以對經營者來講,一定有一個採購的優先順序。
接下來我和同事花了兩週的時間,分頭拜訪了50家我們選定的目標客戶,請他們幫忙列出採購的優先順序。
調查結果和我們預料的相去不遠,高精密度的、高效率的生產設備列為優先,其次是物料管理所使用的電腦,其次是精密測試儀器,接著是自動化的設備和投資。
這些調查報告經過整理、統計、分析以後,我們發現一個有趣的現象,有八成以上的客戶在採購了自動插件機和焊錫爐之後,接著會採購物料管理MRP的電腦設備。
於是我們把「採購了自動插件機和銲錫爐與否」列為一個切割市場的變數,並且把近期內會採購這些設備的公司都列為物料管理電腦設備的高可能性客戶。
雖然在大企業服務,但是小部門仍然資源有限,需要懂得怎麼去利用外部資源,這就是我所謂的「借勢」。
於是我親自拜訪了幾家知名的自動插件機和焊錫爐的供應商,和他們達成合作協議,共享一些客戶信息,互相推薦。在有需要的情況下,還可以共同拜訪客戶。
經過一番努力之後,我們的目標客戶就縮小到了200家左右。然後依照採購發生的時間排序,我們就可以很容易的來執行銷售計劃。
總結我的經驗如下:
1)學校裡學的「市場區隔理論」,必須對產業情況有深入的了解,加上創意,才能夠有效的運用,化理論為實際的行動。
2)任何企業、任何部門、任何組織,資源都是有限的,必須要懂得利用數據來定策略,必須借用外部資源(借勢)來「增效」。
3)定策略、建組識、佈人力、置系統。市場區隔就是「定策略」,運用的好,自然可以應用到「建組織」。「條條塊塊」也可以視為是組織架構的兩個分割變數。
在今天互聯網高速發展的時代,有許多過去難以想像的高科技通訊工具,和已經使用超過百年的「條條塊塊」矩陣式組織,顯得格格不入。
在互聯網環境長大的年輕一代,如果有足夠的創新和創意,或許這樣的一個組織架構,會很快的被變革掉了。
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