【在職場,寫了Email卻得不到回信?有時候,對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問,他說一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?
其實,我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧,而是「#沒有理由(no reason)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子:
Could you please send me the latest figure by Jan 11?(可以請你在1月11之前寄給我報告嗎?)
文法正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!
這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。
比方說:Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?(請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。)
看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!
所以,想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中,「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧!因為不用面對面即時回應,我們有充足的時間,可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神,還有其他各類工具來幫助我們。
這門Joy老師的【商務Email的結構化寫作法】課程,非常強調 #即戰力,把所有壓箱寶一次交給大家,目標是讓大家隔天就能看出明顯的進步。
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同時也有2部Youtube影片,追蹤數超過1,790的網紅李基銘漢聲廣播電台-節目主持人-影音頻道,也在其Youtube影片中提到,本集主題:「鬼入門:陳克華詩集」介紹 訪問作者:陳克華 內容簡介: 鬼,不外乎人性 看見鬼的可愛和無奈,看見人的愚蠢和荒謬 ★萬眾矚目!全方位藝術家陳克華執筆揮灑的全新題材──鬼 ★鬼比人可愛得多,狂歡直至午夜,你真的不想知道人死後的璀燦秘密? ...
急迫性意思 在 PanSci 科學新聞網 Facebook 的最佳貼文
#promo 手機已經不會收到地震報告了喔,#科科
更精準地說,是氣象局已經不會透過災防告警細胞廣播訊息系統(PWS)發布「地震報告」這項產品了!
#讓我們為它默哀三秒鐘
欸都,這到底是什麼意思呢?明明我們還是會收到地震警報啊?
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首先,我們必須釐清 #地震速報 與 #地震報告 這兩個東東在 PWS 上到底有什麼差別。
簡而言之,地震速報的功能是 #搶時間讓民眾避難,而地震報告則是提供資訊較完整的 #顯著有感地震報告,提供比較詳細且真實的觀測資料。
看到這裡,我們不難推斷地震速報的發布速度一定 #超級快,同時地震的資訊會比較簡略,也只有在大地震來襲時,氣象局才需要透過 PWS 把地震速報傳送到各地,響起刺耳的國家級警報。
反之,地震報告沒有急迫性,發布時間較晚,地震的資訊相對完整且豐富,發布的門檻也不一樣,只要是顯著的有感地震,通常都會發布地震報告。
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聽起來沒有什麼問題啊?為什麼氣象局要將地震報告從 PWS 下架?
這是因為氣象局發現,有不少使用者都會 #搞混 地震速報和地震報告。
搞混就算了,當使用者把地震發生後 5 ~10 分鐘收到的報告當作地震發生後 10 秒應該收到的速報時,很容易出現「怎麼地震 5 分鐘後才預警?」、「也太慢了吧!」、「警報聲壞掉了?」的誤解和怨言。
因此,為了避免民眾誤會,並考量實際的震災應變需求後,氣象局在 107 年時就將地震報告從 PWS 下架了!
大家也別擔心,地震報告只是從 PWS 中下架,如果對於顯著有感地震報告很有興趣的話,還有很多很多的管道可以取得地震報告的內容。
無論是氣象局官網、報地震 - 中央氣象局、手機 APP等等,都是相當簡單又方便的取得方式,歡迎大家前往瀏覽唷。
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本內容由 報地震 - 中央氣象局 委託,泛科學企畫執行
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延伸閱讀:
災防告警細胞廣播PWS - 中央氣象局地震測報中心
https://scweb.cwb.gov.tw/zh-tw/pws
為了台灣,一直走在最前面的地震預警- PanSci 泛科學
https://pansci.asia/archives/122807
報地震 - 中央氣象局:地震報告 vs. 地震速報
https://www.facebook.com/CWBSC.TW/posts/5115453518468045
急迫性意思 在 徐徐微風人類圖 Facebook 的最讚貼文
/人生近看是悲劇,遠看是喜劇/
來自喜劇大師卓別林.
由這句話來形容人類圖的生命週期分析再貼切不過。
▪年度流年
太陽回歸:強調該年嚴峻的課題,正視回到內在權威與策略的急迫性。
▪大流年則以大階段之階段性任務、使命、主要學習、風景流轉,賦予希望與期待。
土星回歸(近30歲)
天王星對分(約42~44歲)
凱龍回歸(約50歲)
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一位個案快接近她的土星回歸時間,已經明顯感受到風雨前的不安、焦躁,她跟我說,好希望趕快過去啊。
我下意識回:過30歲就會好很多了。
但事後我對於我回答這句話,感到很不滿意,那就好像當你說我好忙我好忙,有人回答你做完就不忙了。
完全廢話一句。
我思索著該怎麼讓她了解土星回歸字面以外的意思,於是回想29的我……
土星回歸是我們人生中第一個大流年,整個舞台、風格、樣貌、上演的篇章劇情都將不同。
看舞台劇時,換幕時,會有身穿全黑工作服的工作人員迅速衝上台換背景,這就很像我們在ing經歷土星回歸的感覺,突然地、匆忙地,天旋地轉被換背景,毫無準備,或是說即使想準備減少衝擊也無從下手。
因此感受上有強烈的動盪感,以及我是誰?我該何去何從?這種生命的迫視使你不得不面對許多課題。
也許是跟這社會的甜蜜期宣告結束,你不能再犯低級錯誤,你成為別人口中的某某姊、某某哥。
也許是跟年輕的冒險犯難切割關係,你不能再做很蠢、無知的行動,你必須成為要端的上檯面的人。
也許是跟只求擁有,不求結果的感情說聲抱歉,你必須開始衡量兩人的實際未來。
種種,你知道,必須審視自己的人生了,無法隨隨便便應付2字頭到3字頭這年的心境及處境,這一年跟過往的每一年都不一樣了,彷彿生命的河流,在此做出銳利、不可逆的分割。
而我,那年,心中的巨烈動盪是,
什麼才是我的真實義?
我難道一輩子如此平庸嗎?
我能頓悟來這世界的意義嗎?
我是誰?又會是誰?
那一年我也做了一些/如現在不做以後會後悔/的事,假設現在我對29歲的我說話,應該是:
「Hey,妳做的很好,真的。辛苦了。」
圖片攝自西班牙小鎮
#謝謝個案的提問
#人類圖解讀
#個人解讀是所有的根基
#大流年解讀
急迫性意思 在 李基銘漢聲廣播電台-節目主持人-影音頻道 Youtube 的最佳貼文
本集主題:「鬼入門:陳克華詩集」介紹
訪問作者:陳克華
內容簡介:
鬼,不外乎人性
看見鬼的可愛和無奈,看見人的愚蠢和荒謬
★萬眾矚目!全方位藝術家陳克華執筆揮灑的全新題材──鬼
★鬼比人可愛得多,狂歡直至午夜,你真的不想知道人死後的璀燦秘密?
和人類相較,鬼何懼之有?
鬼和人相比簡直太單純、太直接、太一目了然、太不知什麼叫做「城府」和「手段」。
「我是在父親往生之後,才突然感受到這個思考的急迫性──死後的爸爸究竟去了哪裡?」詩人剖析自己,拋出一個深刻的叩問,「素無堅定信仰的我,才知在與至親生離死別的關頭,生命可以多麼虛無縹渺,徬徨無依。」
這三年來詩人有感而發,寫了不少鬼詩。絕大多數都收進了這本集子。
希望人類如果向上看不到神,中摸不著良心,起碼往下看得到地獄,看得出人間其實是地獄偽裝。
全書收錄26首陳克華的鬼詩,73幅吳衍震的鬼畫,看盡另一個世界藏匿其間的每一張鬼的臉孔。
作者介紹:陳克華
男,一九六一年十月四日生於台灣花蓮,祖籍山東省汶上縣
現職:台北榮民總醫院眼科主治醫師
個人網站:http://桂冠與蛇杖www.thinkerstar.com/kc/index-c.html
繪者簡介:吳衍震
2011年畢業於國立台北藝術大學美創所,以黑普普美學獨樹一格。長年觀察次文化底層生活而發展出迥異於一般學院的書寫語言。作品十足體現後現代的文化精神,開創屬於台灣次文化的繪畫語彙,宛如一幅現代浮世繪。
出版社: 釀出版
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以下為本段內容文稿:
在網路工具興起之後,關於「工作型態」的探討,就有很多的訊息,開始顛覆過往在上個世紀大家的習慣。比如說吧,有個部分叫做「遠距離工作」。
可能在上個世紀的思維裡面,所謂的「遠距工作」是一個很不切實際,很讓人不安心的。可是似乎「遠距離工作」成了現在很多公司、很多團體裡面一個常態。
然而,不知道你有沒有發現,其實近幾年,又有一些矛盾的訊號。比如說,有一些頂尖的科技公司,開始慢慢的逐步縮減「遠距離工作」,讓一些原本不用固定進辦公室的人,開始一定還是要固定的進辦公室。
那你可能會感覺到很矛盾,到底是「遠距工作」比較好呢;還是把大家放在同一個辦公室比較好?
這個部分,其實我也常常在想喔;我在這邊呢,就把我最近讀到的一些研究報告,跟你做分享。
在2015年的《經濟學季刊》上面,有一個研究這樣說喔:「平均一個『遠距離工作』的員工,每年可以替公司增加$1900美元的收益;這樣的利潤有大部分來自於辦公室租金的減少。」
除此之外呢,「遠距離工作」的員工,生產力比「傳統辦公室」員工,高出13%。
這些「遠距工作」的工作員,在工作當中的休息時間比較少,會比較準時開工,平均大概只花半個小時吃午餐。這些人認為自己的「專注力」比較高,對工作整體而言也比較滿意。
相較於在「辦公室」裡面的員工,「遠距工作」的辭職率,減少了50%。所以當你聽到這裡,你會發現這一個研究,似乎很支持「遠距離工作」。
那當然在2016年的荷蘭心理學家范依潘倫,他的研究也說喔:「遠距辦公者」對於工作的抗壓性比較高;工作遇到困難的時候,比較容易保持足夠的工作熱誠。相反的,在「辦公室工作」的員工,遇到困難的時候,工作熱誠往往會大為降低。
你可以想像這樣的狀況,就是當你身處於,有其他人在的辦公室的時候,不管如何,你都要表面上撐在那裡繼續工作;但是其實這在心理上,是會讓人很挫折的。
相反的,如果你身旁沒有這些同事的目光,你就可以適時的放鬆,不管是出去運動、睡個午覺,等到壓力獲得緩解之後,再繼續的面對挑戰;長期來看反而會更有效率,也容易保持工作的熱情。
可是呢,儘管「遠距離工作」有這些不容忽視的好處;但是呢「遠距離工作」的缺點,特別是在關於升遷的速度上面。
有研究就告訴我們,「遠距離工作者」,他在團體裡面升遷的速度,似乎沒有比在辦公室裡,固定上班的人比較快。
另外呢,在2008年,荷蘭的一位人力資源的學者,叫李德。他的研究報告也指出喔,「遠距離工作」可能導致創意思考下降,並不適合那些急迫性比較高、複雜企劃的工作。
這似乎可以理解成,如果你的工作,需要大量的跟人溝通協作,去做一些專案的串連;那這個時候,「遠距離工作」的特性,會讓你溝通的立即、直接,跟訊息的掌握度,會相對的比較低。
可是跟你分享這些研究,你會不會聽到現在,有一種「公說公有理,婆說婆有理」的感覺?
有些人就告訴我們,「遠距離工作」有助於創意;但是有些研究報告,又告訴我們「遠距離工作」會扼殺創意。
那其實呢,關於這方面的討論,剛剛你聽到這些看似矛盾的觀點,可能有很多是來自於經濟學家、人力資源的相關研究者。
可是呢,如果是在心理學,關於人格特質的研究。我們的看法就是喔,其實如果是那些注重自主性,對於工作比較有自信,也相信命運是掌握在自己手中的這些人。
這些人面對工作的特性,不管對主管,還是工作的職掌,會有比較高的忠誠度跟責任感。那事實上這些人,他就比較不在意長時間的獨處。
也就是說,這樣子人格特質的人,「遠距離工作」對他們來說,反而是加分的。但是相反的,有一些人他的天性,會比較重視辦公室的社交活動。
他喜歡身處於人群當中,特別是那些比較外向的性格的人,他還沒有辦法從「遠距離工作」當中,得到足夠的人際刺激。
他也就沒有辦法在工作當中,有足夠的滿足感。那這些人可能啊,長時間的遠距離工作,反而會降低他們的創意,跟工作表現。
所以呢,如果回到你自己身上,你到底適合「遠距離工作」,還是適合「固定上班」呢?
這個部分除了你的工作內容、業種、業態的考量之外,我想你可能還是要好好的覺察自己;認識自己才是一切的開始。
就好像是這些世界頂尖的網路公司,他們過去會認為,「遠距離工作」讓大家各司其職,是沒有什麼關係。
可是他們也慢慢的發現一件事,當科技的發展到一定的頂端的時候;其實人的協作,往往又很重要了。
所以我大膽做一個預測,我想這種到底是要「遠距離工作」,還是大家聚在一起,它可能會像一個波浪一樣。
當整個工作或整個團體,光譜過分的偏向「遠距離」的時候,這時候可能大家就要有意識的聚一聚。
可是當整個組織、團體,隨著固定的上班、固定的地點,有一點被限制住、被局限住的話;那它可能就要有意識的,稍微擴散一下。
然而我在這邊提到的是一個大膽,對於大趨勢、大方向的預測。我想如果你跟我一樣是創業者;在你的工作現場,在你的公司怎麼去調整這些事,不管做任何大小調整,都會是個大工程。
所以呢,我也希望你聽到這裡的時候,還是要審慎的評估,自己公司的結構跟特性。
但如果你是「個人」的話,隨著你證明自己的工作能力,跟價值的過程當中,或許你可以慢慢的,把別人跟你協作的方式,去調整到適合自己的人際距離。
如果比較多的獨處,會讓你更有生產力,可能你就要有意識的,把你的工作打造成大家可以容許,你可以「遠距離上班」的。
但是如果你很清楚知道,你只有在人群裡面,你只有在跟別人聊天互動裡,你才會有源源不絕的創意跟動力;那麼千萬不要因為「大家都說遠距離」,而你就讓自己離群索居。
因為如果你沒有搞清楚這一點的話,你可能可以享受短暫片刻的安靜,然後你會迎來很長時間的,莫名其妙的憂鬱感受、低潮感受;因為沒有人跟你互動。
所以呢,還是哪句老話,「認識自己,是一切的源頭跟開始」。希望今天的分享,能夠對你產生一些啓發與幫助,我是凱宇。
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期待跟你的相會,謝謝你的收聽,我們再會。