﹝會提問的人,都是懂得思考的人﹞
每次上完課都會有人趨前來提問,主要是問生涯抉擇的問題。老實說,有些問題我會和顏悅色地回答對方,有些問題我有明顯感覺到自己內心的不耐煩。事後我就會去想,為什麼有這兩種差別待遇﹖後來我找到原因,就是對方有沒有思考過自己的問題;有思考過的,我會心平氣和;沒思考過的,我會毫無耐性。
以昨天晚上為例,上完課已經十點多,眼前有多位排隊詢問,我擔心有些人趕不上公車或捷運,心裡稍有情緒,帶點焦慮不安。
這時候,一位42歲女性說,她兒子得了病,必須化療2年半,使得不得不辭職在家照顧,現在最危險的前半年過去,她想回到職場,同時也想做斜槓,應付家裡龐大的開銷,可是不知道忙不忙得過來,心裡很是掙扎,想要請問我的意見。聽她一口氣把家裡的狀況描述完畢,我問她先生的收入如何,她說:
「他是奶爸。」
問題再明顯不過了,第一優先便是先回去職場,找份工作,有個穩定收入,讓家裡的經濟處於無憂狀態,孩子也才會在平靜的氣氛裡恢復健康。於是我跟她說,先不急著來跟我學做斜槓,把孩子照顧好,以及把工作做安穩,才是當務之急,而且不要留下人生的遺憾。她一聽,安心了,點點頭便離開。
聽她在描述自己的情況,便知道她把自己的處境徹底思前想後過一遍,只不過42歲求職不易,跟我討論只是證明她的想法沒錯罷了。像這樣的提問者,我就會心平氣和,還會眼露溫暖的光芒。
但是下一個就不是,一開口便跟我說,他現在做國外業務,沒有喜歡也沒有不喜歡,問我要不要換工作。沒錯,當下我的心底就冒火,心想我怎麼會知道﹖這位提問者不是少數,不論是來我的fb私訊或在課堂後提問,這樣的問話方式經常可見,他們的問題出在以下三點:
1. 沒有交代自己的學經歷背景
2. 沒有交代自己的工作情況
3. 沒有交代自己的未來人生目標
簡單說,一句話,就是沒頭沒腦!劈頭來個大哉問,不管三七二十一,當我是半仙,非得要馬上回答出來不可。
後來我發現,不會提問題是一個普遍的通病,很多人都會犯。這種人同時也是最不會解決問題,總是像極了一隻狗咬著尾巴,一直繞著圈子原地打轉,也就是大家說的鬼打牆﹑走不出來,糾結在同一個問題自艾自憐。可怕的是,他們也最愛到處問,一會兒問這人,一會兒問那人,像失了魂似的,毫無主張與定見。
對於這些人,我有一個解方,就是問別人之前,先問自己!換句話說,至少自己要負點責任,把問題想過一遍吧!
專業顧問克莉絲.克拉克-艾普思坦(Chris Clarke-Epstein)在她寫的書「會問問題,才會帶人」裡,開宗明義就談到,「要問別人之前,先問自己。」她說自己的母親很鼓勵發問,後來她教自己的兒女時,發現兒女也經常勇於質疑她:「你到底是怎麼想的﹖」
不過我也懂,根本不知道要打哪兒想起,對不對﹖我再給你第二個解方,就是企管界使用的「五個為什麼」,亦即連續問五次為什麼,而大部分的問題大概在第三個為什麼就稍稍有解了。以上面這位提問者為例,他可以先自問自答五次,比方說:
問:「對於這份國外業務工作,我為什麼不喜歡﹖」
答:「因為老闆訂的業績目標太高,而我都達不到,感到有壓力。」
問:「別人可以達到目標,為什麼我達不到﹖」
答:「別人做3年,都是老客戶;我才做1年,都是新客戶,很容易掉單。」
問:「為什麼你不能讓新客戶變得不易掉單﹖」
答:「除非再給我1年時間,跟他們建立關係,訂單便可以穩得住。」
有沒有注意到,才問到第三個為什麼,答案就浮現,只要再熬一年就能夠像老鳥一樣駕輕就熟,壓力便會變小。所以問題反而不是換工作,而是怎麼留下來繼續任職,剛好是背道而馳。如果沒有使用「五個為什麼」方法,極有可能做的是錯誤的決定,然後不斷換工作,還不明所以自己流動率高的原因。
做企管顧問的專家都知道一句名言,便是「問對問題,答案就出來一半」,所以自問自答,連續問五個為什麼,就是秉持打破砂鍋問到底的精神,誠實面對自己的問題,答案就不難找到。
接下來,還是希望能夠跟別人討論或請益,怎麼提問呢﹖再給你第三個解方,搬出「5W1H」把問題清楚交代一遍,這是我在新聞系學新聞寫作學來的方法,後來讀商學所才知道商界也是這麼教的,因此夠經典吧!像是上面42歲提問者的交代就完全遵照這個規則,一一條列於下:
Who(我是誰):我是42歲的媽媽
When(時間):我花了半年辭職在家照顧兒子,現在想要回去職場
Where(地點):原來在台北外商任職
What(我的問題):我要求職或是做斜槓
Why(我的目的):我想要賺錢養家
How(怎麼解決問題):我想透過人脈來求職,以及來上洪雪珍的課學習做斜槓
也就是把人事時地物敘述清楚,有了背景說明之後,被諮詢的一方就能夠馬上抓住來龍去脈,梳理出脈絡來,才不至於答非所問,給錯藥帖子。
當然,能夠有第4個解方尤其周詳,就是肚子裡至少已經有2至3個方案,有了這個框架,被諮詢者便不必從零出發,無邊無際地去發想,不過也許他會跳出框架給出第4個更佳方案。這個方法,我稱為「拋磚引玉」,可以節省討論。
而討論的過程中,最重要的一個W是why,也就是扣緊目的,因為解決問題的重點不在問題本身,而是達成目的,得到我們想要的結果。
這4個解方,不論用在工作或生活上,都能幫助思考問題,讓別人覺得自己是有腦子。沒有人喜歡被認為無腦,不是嗎﹖大家都喜歡跟有腦子的人一起共事,相信這也能促進人際關係!
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時間都去哪兒了?
80年代初期,我在惠普擔任電腦部門銷售工程師。當時公司請了一個第三方顧問公司,針對銷售、軟體支持、硬體維修工程師做了一個「有效時間」(Productive Time)的調查。
所謂有效時間,就是有產值產生的時間,以銷售單位而言通常都是與客戶面對面、電話聯繫、電話或視訊會議等等的時間。
例如:銷售人員拜訪客戶的時間,就是有效時間。軟體支持工程師在為客戶做軟體升級或是錯誤處理時,就是有效時間。硬體維修工程師在為客戶進行預防維護或是問題排除時,就是有效時間。
至於內部會議、查找資料、學習新產品、來去客戶端的交通時間、吃飯休息等等,都被歸類為沒有產出、沒有產值的「無效時間」(Unproductive Time)。
在外商跨國公司,並不鼓勵員工加班加點來達到更高的產出。實施這樣一個調查的目的,是希望在正常上班時間之內,透過辦法和措施,減少無效時間,增加有效時間,提高有效益的產出。
參與調查分析的工程師們,每個人都帶一個特製的手錶,這個手錶在一個不是整數的特定時間段(例如每37分鐘),就會發出聲音提醒,這時工程師就要停下來,記錄當時正在做的事情。
參與的人數夠多,樣本數足夠大,一個月下來就有了相當真實的統計和分析,作為提升地面部隊(Field Force)生產力的參考。
我仍然記得,調查出來的結果,有效時間的百分比低於50%。由於是地面部隊,必須經常到客戶端去服務,因此來往客戶端的交通時間就佔了一大部分。其他的是內部會議、查找資料、處理郵件和文件、吃飯休息等等。
在時間規劃上,每一個地面部隊人員都要填寫下週行程表,預先計劃一週內每天外出的時間和目的地,以做好自己的時間規劃和做為公司聯絡的參考。
為了減少交通時間,公司鼓勵直接從家裡出發到第一個客戶端,接著用最短的路線到達第二個客戶端,最好一整天都是在公司外部拜訪客戶。並且,將公司內部會議和處理業務的時間集中在一天,就不必再往外跑。這樣一來就可以更有效的利用時間。
針對減少會議時間,也推出了一些辦法。例如減少大部門例行會議的次數和時間,改為主管和單一部門或單一個人來開會。避免為了主管的方便,而讓無關的人花時間參與和等待。
大部分的會議不外乎,「例行會議、教育會議、解決問題」的會議。應對的辦法,就是減少例行會議,增加即時而且短平快的解決問題會議,將教育併入例行會議。
這些措施確實排除了許多無效時間,而提高了「有效時間」的比重。但是這只解決了有效時間「量」的問題,「質」的方面要如何改善呢?如何在「有效時間」內提升工作品質與效率,就要用另外一種方法來解決了。
當我們要完成一件任務的時候,通常要做一連串的事情,每個人做許多動作,才能達到圓滿的結果。
這些事情或動作,大致可以分成三類。
1)Must Do:完成任務的核心關鍵事情,是必須要做好的,否則結果肯定不會好。
2)Want to Do:對於任務的達成會起巨大作用,有如放大器一般,可以將效果放大,加速加快任務的完成。
3)Nice to Do:對於任務的完成會帶來「錦上添花」的效果,通常是一些準備的細節,或是後續的動作。
舉個例子,假設現在要邀請一個重要客戶到公司來參觀,簡報我司提供的整套解決方案,以贏得客戶的訂單。
由於這是和客戶面對面的接觸,因此屬於「有效時間」的範圍。客戶來訪,我方更有著主場優勢,在準備和接待方面,有更充裕的時間。
在這個案例裡面,屬於 Must Do 的事情就是:深入了解客戶的需求或痛點,準備好我方產品為主角的最佳解決方案和建議,並且呈現給客戶最好的財務分析和投資報酬率。
屬於 Want to Do 範圍裡的事情就是:準備設計精美的投影片,準備和練習簡報的技巧,預想客戶的問題並且準備好答案,Demo 的預演,測試電腦系統種投影設備等等。
屬於 Nice to Do 範圍的工作:預留客戶停車位,準備好歡迎海報或顯示屏,會議室裡安排座位卡和鮮花茶點,辦公環境的整潔和打掃,可能的話共進晚餐、安排餐廳、安排交通,如果還有需要的話,安排飯後第二攤等等。
如果可以理想化的分配時間的話,應該是Must 50/ Want 30/ Nice 20 的時間分配,才是提升工作質量的最好時間管理。
根據我過去多年的經驗,大部分企業員工的時間分配卻正好相反,Must 20/ Want 30/ Nice 50。
或許一半原因是容易的工作比較吸引人去做。另一半的原因可能是人性本來就是容易迴避問題,尤其是 Must 和 Want 都是既花時間、又傷腦筋的事情。
在這兒我又要提一下我常常說的一個現象:1、組織並不是一張圖,組織是活生生的有機體。當你不注意的時候,它就會自己偷偷的長大。2、組織對於任何的改變都會抗拒。3、不管你額外投入多少的人力,組織仍然會忙到每天加班。但是,對於最終的績效和產出又沒有明顯的增加。
為什麼組織會像個黑洞,再多的資源、再多的人力投入以後,仍然忙到每天加班,而績效和產出卻往往沒有明顯的增加?
答案和我上面說的三類事情有關。根據我多年的觀察思考,這個吸人力吸資源的黑洞來自員工的行為,「員工更喜歡選擇做 Nice to Do 的事。但是,公司的績效和產出,卻需要靠做好 Must 和 Want 的事」。
例如,我看到過太多的業務人員,經常抱怨業績目標太高達不到,時間有限工作太多忙不過來。但是每次有需要和客戶應酬吃飯的場合,必定不會缺席,而且積極安排第二攤。
每天搞到三更半夜才回家,第二天帶著黑眼圈來上班,如此周而復始。這些業務人員當然沒有時間來做 Must 和 Want 的事情,其工作績效和結果也就可想而知了。
做為一個公司的經營層主管,我經常要面對屬下部門主管,前來要求更多的資源、更多的人力,原因永遠是「忙不過來」。
讀過我上一篇「不拉馬的兵」的朋友,再讀這一篇「時間去哪兒了?」,我相信你也知道如何處理了。
用「減法」!
1)在員工們的工作範圍內,找到那些「不拉馬的兵」,消滅他們。
2)做一個工作時間調查和分析,透過各種創新創意的辦法,減少「無效時間」的佔比。
3)找出各種大量佔用部門員工工作時間的 Nice to Do,教導員工少做、不做這些事情。提醒他們要把時間花在 Must 和 Want 上。
如果以上三點都能夠做到的話,我相信,在不影響工作和家庭的時間平衡下,在正常的上班工作時間裡,你會有足夠的資源和時間來完成任務,而且會有更好的工作績效和成果。
讓我們再仔細想想,「時間都去哪兒了?」
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成功銷售| EP.64 排解銷售緊張的妙計 |【銷售維他命】
解老師在北中南巡迴演講中,遇到了一個夥伴,
他說:「他很認同銷售,但他在銷售時卻很容易緊張的困擾,怎麼辦?」
這位夥伴在拜訪客戶前,雖然已經做了充分準備,但他還是一樣緊張,甚至更緊張。
解老師本身也是一個容易緊張的人,當下他給這位夥伴的建議是:
「把自己的目標,調小一點;把自己的期待,放低一點點。」
另外搭配兩個技巧,分別是:
(1) 心態的調整:不要把銷售目標只放在推銷、成交。若能把每一次拜訪當作玩耍、打怪,這樣拜訪起來不就會覺得很好玩、很有趣,並充滿驚喜與挑戰嗎?珍惜你的每一位客戶,因為他都能帶給我們各種不同的「驚喜」!
(2) 不預設立場:每一次拜訪前,都不要預設立場,不要只是目的性的想求業績,因為若對自己的拜訪期待越高,壓力可能也會越高,這樣緊張指數也不隨著提升了嗎?跟著解老師做做看,每天出門前都告訴自己「無所求」,你相不相信「不求的人,最大;不求的人,最自在」。在初次拜訪時,可以先初步瞭解客戶情況,也跟客戶介紹自我情現況,經過彼此的認識、熟悉,後續才有機會產生更多火花不是嗎?跟客戶說明請不用太過緊張,讓大家輕鬆認識、互動即可。
拿解老師的這兩點去試看看,相信你在銷售路上會更從容、更自在,加油!
各節重點:
00:00 - 開場
00:23 - 夥伴提問:他很容易緊張怎麼辦?
00:40 - 解老師瞭解夥伴狀況
01:09 - 解老師給予夥伴建議1
02:40 - 解老師給予夥伴建議2
03:52 - 結論
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業績目標太高 在 Re: [問題] 灌業績- 看板Salesperson - 批踢踢實業坊 的推薦與評價
感覺你們公司調整業績的方式雖然有點草率
但也不會不合理或是很不正常
因為依我個人&與同行交流的經驗,業績目標的調整狀況還滿常遇到的
有的公司是每個月訂
有的公司是一季訂一次
有的公司是一年訂一次就不會再調了(比例比較低)
會調業績目標的原因大概有幾種:
1.原本的目標訂得不合理
我有聽過上層會認為,合理的業績達成率大約為80%~120%
也就是說,如果有人的達成率只有60%,而其他人卻有人達成到150%
那不代表業務的能力,而代表了當初業績目標的設定就有問題。
所以應該要調整。
2.因應市場狀況
可能某區有特定的問題出現,造成達成率過低,
所以只好把當區的target下修,
但是對於公司來說,下修的部份只好由其他同事share掉
也有可能某區發生某事,形勢大好,造成當區業務的達成率過高,
表示很有潛力,當初的目標設定太低,所以會將目標調高
3.讓大家有飯吃
業務很多都是靠獎金的,
我有聽過有些很厚道的公司會盡量調成讓大家達成率都好看
不要讓有人一直領很多,卻有人一直都領不到
4.海外施壓
有些外商呢,業績可能就是海外top down下來的,
可能上半年台灣做的不錯,而泰國不好,那亞太區就會調整
可能把泰國一部分下修,叫台灣和其他業績比較好的國家吞下
而訂業績要參考的因素也很多,
訂得合不合理要看的參考東西也很多,例如
上個月該區業績or上一季業績or去年該區同期以及整體市場的成長率...等
做到後來,聰明的業務呢,就盡量做到剛剛好100%或110%就好
可以領得到獎金,又不會下一季or明年被灌太多
我個人呢,去年底拿到今年一整年的業績目標,
但是今年一月拿到的竟然跟去年底拿到的不一樣(當然被灌了)
第一季作完呢,很多人領爆,公司就檢討和計算之後,發現了大錯,
所以又發了一次第二三季的新目標(再度被灌)
最近呢,遲遲不敢公佈第四季的業績目標,
但是我老闆說國外施壓過來,所以第四季全公司都被灌,
以往我們是一年訂一次目標的,
今年前後就改了兩三次,而且聽說以後會一季訂一次
參考該業務前一季的的表現及成長率
業績目標的調整,就好好做,不要衝太快,以免一季比一季苦
其他的慢慢習慣就好囉~
--
I am the model of perfection,
full of wisdom and perfect in beauty.
I were in Eden,the garden of God;
every precious stone adorned me.
My settings and mounting were made of gold;
on the day I were created they were prepared.
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 202.154.212.251
※ 編輯: shoop 來自: 202.154.212.251 (09/28 02:15)
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